Báo cáo Sáng kiến Giải pháp đổi mới công tác quản lý hồ sơ ứng dụng công nghệ thông tin tại trường mầm non Nậm Loỏng - Thành phố Lai Châu

 PHÒNG GD&ĐT THÀNH PHỐ LAI CHÂU CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 TRƯỜNG MẦM NON NẬM LOỎNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 Số: /BC-MNNL TP Lai Châu, ngày tháng năm 2024 
 BÁO CÁO 
 ĐÁNH GIÁ TÍNH MỚI, PHẠM VI ẢNH HƯỞNG VÀ HIỆU QUẢ CỦA 
 SÁNG KIẾN “GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ ỨNG 
 DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRƯỜNG MẦM NON NẬM LOỎNG 
 – THÀNH PHỐ LAI CHÂU” 
 I. Tính mới của sáng kiến trong phạm vi cấp cơ sở 
 1. Giải pháp 1: Công tác xây dựng kế hoạch và tổ chức chỉ đạo 
 Điểm mới: Với cách xác định mục tiêu đưa quản lý hồ sơ ứng dụng công 
 nghệ thông tin vào dạy học, mới chỉ dừng lại ở việc triển khai văn bản của cấp 
 trên và khuyến khích giáo viên tự học, chủ yếu giáo viên sử dụng máy vi tính để 
 soạn bài. Nhà trường chưa có nội dung, kế hoạch bồi dưỡng cụ thể, chưa có mục 
 tiêu rõ ràng bắt buộc giáo viên cùng thực hiện. Đó chính là một trong những hạn 
 chế của công tác chỉ đạo của Ban giám hiệu để khắc phục những hạn chế trên 
 nhóm chúng tôi đã thực hiện như sau: 
 Cách thực hiện 
 1.1. Đối với ban giám hiệu 
 Căn cứ Kế hoạch triển khai đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông 
 tin và chuyển đổi số trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022-2025, 
 định hướng đến năm 2030”; Công văn số 294/PGDĐT-CM ngày 27/3/2023 của 
 PGD&ĐT TP Lai Châu V/v hướng dẫn thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin 
 trong kiểm định chất lượng giáo dục. Chúng tôi đã cụ thể hóa các mục tiêu nhằm 
 đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế của nhà trường bằng văn bản Số 239/KH-
 MNNL ngày 15/9/2023 Kế hoạch Thực hiện chuyển đổi số - Website của nhà 
 trường Năm học 2023 – 2024 (Có kế hoạch đính kèm) 
 1.2. Công tác chỉ đạo tổ chuyên môn 
 Ngay từ đầu năm học nhà trường đã chỉ đạo các tổ khối chuyên môn 
 thảo luận đưa ra các biện pháp giải quyết và thống nhất các vấn đề khó khăn của 2 
việc quản lý hồ sơ ứng dụng công nghệ thông tin vào dạy học. Lựa chọn những 
đồng chí có kinh nghệm về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào giảng 
dạy tham mưu công tác xây dựng kế hoạch, nội dung bồi dưỡng cho đội ngũ 
trong nhà trường. 
 Chỉ đạo phân công người triển khai cụ thể, các nội dung và hình thức tổ 
chức được ban giám hiệu xét duyệt cụ thể chi tiết. 
 Chỉ đạo các tổ khối cho giáo viên đăng ký các tiết dạy có ứng dụng quản 
lý trên công nghệ thông tin để tạo hứng thú cho học sinh trong các tiết học. Chỉ 
đạo tổ chuyên môn tăng cường công tác dự giờ, rút kinh nghiệm các tiết dạy, đổi 
mới công tác đánh giá tiết dạy 
 Phối hợp chặt chẽ với tổ chuyên môn tham gia giúp đỡ tạo điều kiện cho 
giáo viên học tập, lựa chọn những giáo viên có kỹ năng tốt hướng dẫn những 
giáo viên còn yếu về công tác quản lý ứng dụng công nghệ thông tin. 
 Đổi mới hình thức sinh hoạt chuyên môn từ nhà trường đến các tổ khối: 
giải quyết các thắc mắc để đưa ra nội dung thảo luận và thống nhất, lồng ghép 
các nội dung bồi dưỡng về công tác quản lý hồ sơ ứng dụng công nghệ thông tin 
vào các tháng theo nhu cầu của giáo viên. 
 Chỉ đạo các tổ xây dựng môi trường học tập bằng các hình thức: Giáo 
viên trang bị thêm các thiết bị phục cho việc học tập: Như loa đài, dây kết nối 
HDMI, chuột không dâykhuyến khích giáo viên ứng dụng sử dụng quản lý hồ 
sơ trên công nghệ thông tin vào các nội dung giáo dục đảm bảo tính phù hợp 
 1.3. Công tác chỉ đạo giáo viên 
 Với đặc thù trường có nhiều giáo viên trẻ năng động, tích cực tham gia 
học tập đó cũng là một trong những thuận lợi cho công tác bồi dưỡng chỉ đạo. 
Bám theo nhu cầu và khả năng của giáo viên để xây dựng kế hoạch bồi dưỡng 
phù hợp. Tích cực đưa ra các giải pháp để giáo viên có hội học tập. 
 Một là: Đổi mới cách xác định mục tiêu của bài học: Cần đảm bảo các 
yêu cầu: Định lượng mức độ đạt được về kiến thức kỹ năng và thái độ học tập sử 
dụng công nghệ thông tin. Chú trọng ứng dụng phần mềm Microsof office 365 
để thực hiện tạo các bài giảng, các file lưu trữ trên office. 3 
 Hai là: Thay đổi hình thức lưu trữ, quản lý hồ sơ sổ sách 
 - Giúp cho giáo viên biết cách phân loại hồ sơ, sắp xếp hồ sơ và lưu trữ 
hồ sơ. Chuyển trọng tâm lưu trữ hồ sơ bằng các cách thủ công chuyển sang thiết 
kế các đường link, mã quét Qr giúp thuận tiện cho việc lưu trữ và quản lý. Đầu 
tư thời gian nghiên cứu đưa các cách quản lý hồ sơ ứng dụng công nghệ thông 
tin vào các hoạt động dạy học cho trẻ. 
 Ba là: Tăng cường các hoạt động tự bồi dưỡng 
 Nhà trường tổ chức tạo điều kiện cho tất cả giáo viên tham gia các 
chương trình tập huấn, bồi dưỡng thường xuyên do ngành, nhà trường tổ chức 
 Khuyến khích giáo viên nâng cao trình độ vi tính qua các lớp đào đạo, 
bồi dưỡng do ngành tổ chức hay tại các trung tâm tin học của tỉnh 
 Khuyến khích giáo viên học tập thông qua mạng itenet, qua đồng nghiệp 
và nghiên cứu các tài liệu 
 Xây dựng kế hoạch và chỉ đạo tổ chức hội thi giáo viên giỏi ứng dụng công 
nghệ thông tin vào giảng dạy. Đây cũng là một biện pháp làm động lực cho giáo 
viên phấn đấu. 
 Giải pháp 2: Lựa chọn nội dung bồi dưỡng cho đội ngũ giáo viên 
 Điểm mới: Với đối tượng là giáo viên chúng tôi đã xác định muốn giáo 
viên có niềm đam mê với công nghệ thông tin và ứng dụng công tác quản lý hồ 
sơ có hiệu quả trước hết chúng tôi đã làm rõ tầm quan trọng của việc đổi mới 
cách lưu trữ hồ sơ và vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý 
hồ sơ. Từ đó giáo viên đã nắm được thế nào là lưu trữ hồ sơ và muốn lưu trữ 
quản lý hồ sơ giáo viên đã xác định là cần phải làm gì. 
 Cách thực hiện 
 Thứ nhất: Cách phân loại hồ sơ. Giáo viên cần biết tiện ích của việc quản 
lý hồ sơ ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình tổ chức giáo dục trẻ 
 Chúng tôi đã giới thiệu và hướng dẫn cho các tổ chuyên môn, giáo viên 
những cách quản lý hồ sơ phục vụ cho các hoạt động chăm sóc và giáo dục trẻ 
 VD: Đối với tổ chuyên môn thì có kế hoạch hoạt động của tổ, Biên bản 
họp tổ các tháng, Biên bản kiểm tra hồ sơ sổ sách các tháng, Hồ sơ đánh giá trẻ, 4 
Hồ sơ kế hoạch chăm sóc giáo dục trẻ năm, tháng, Hồ sơ giáo án,...đây là các 
loại hồ sơ cơ bản của tổ và của giáo viên 
 Những video hỗ trợ cho việc tổ chức hoạt động giáo dục kỹ năng sống, 
các tiết dạy âm nhạc, các tiết dạy mẫu cho giáo viên tham khảo hay các bài thơ 
câu chuyện được đọc kể diễn cảm mở cho trẻ nghe.đưa lên office 365 
 Đặc biệt chúng tôi hướng dẫn việc sử dụng chú trọng phần mềm office 
365 của phòng giáo dục thành phố, của sở Giáo dục để giáo viên cùng dễ dàng 
kịp thời nắm bắt những văn bản chỉ đạo, nội dung triển khai của phòng của Sở 
một cách cách kịp thời và chính xác. 
 Ở nội dung này cũng yêu cầu giáo viên cần chú ý đến tính phù hợp: 
 Với mục tiêu và nội dung cơ bản của bài học, phù hợp với trình độ tin 
học của giáo viên được phải góp phần bổ trợ trong việc nâng cao kiến thức, rèn 
luyện kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu của việc đổi mới 
phương pháp quản lý hồ sơ của nhà trường. 
 Chúng tôi hướng dẫn một số kỹ năng cơ bản cách thực hiện tạo các 
folder lớn để đưa các file nhỏ vào thành một tập tài liệu hoặc file theo tính chất 
công việc hồ sơ thiết lập các đường link đăng nhập cho nhóm hoặc cá nhân 
 (Kiểm định chất lượng giáo dục chu kỳ 2 năm 2023-2024 
 Kế hoạch, giáo án, báo giảng khối nhỡ năm học 2023-2024; 
 Kế hoach, giáo án, báo giảng khối lớn năm học 2023-2024; 
 Đánh giá trẻ năm học 2023-2024) 
 Thứ hai: Chúng tôi lựa chọn bồi dưỡng cách sắp xếp hồ sơ trên phần 
mềm office 365. Quản trị viên tạo cho giáo viên mỗi người một tài khoản riêng. 
Tất cả giáo viên sử dụng máy tính sách tay đều cài office 365, thống nhất cách 
lưu trữ hồ sơ hiệu quả và đồng bộ trong đơn vị. Với các bước thực hiện như sau: 
 - Giới thiệu tiện tiện ích của phần mềm Office 365: Phần mềm office 365 
cũng có đầy đủ các tính năng Wod, Excel, PowerPoint có thể hỗ trợ cho hoạt 
động quản lý lý hồ sơ, các hoạt động chăm sóc giáo dục trẻvề; Hình ảnh, âm 
thanh, nhạc hiệu và cả hiệu ứng vui nhộn. 5 
 - Cách tạo slie PowerPoint và thực hiện đưa hình ảnh cùng với việc tạo 
các kiểu chữ nghệ thuật để làm tiêu đề cho bài dạy. Chúng tôi xây dựng thành 
bài giảng cụ thể, từng bước trên máy chiếu đồng thời giáo viên cùng thực hành, 
nhóm chúng tôi cùng tham gia tổ chức hướng dẫn, giải quyết những vướng mắc 
của giáo viên. Nội dung này giáo viên thực hiện rất tốt, 100% giáo viên đã biết 
cách mở slie PowerPoint và tìm những hình ảnh đưa vào các slie. 
 - Cắt sửa các hình ảnh cho phù hợp với kích cỡ màu sắc chúng tôi sử 
dụng thanh công cụ Picture để hướng dẫn giáo viên. Với các tài liệu video chúng 
tôi cũng hướng dẫn giáo viên sử dụng phần mềm cắt dán video Anni video 
convert và phần mềm boilsoft-video-joined7021.exs miễn phí Downloads để cắt 
sửa. Với những bài hát hoặc những bản nhạc hay giáo viên muốn Downloads và 
cắt lấy từng đoạn chúng tôi hướng dẫ sử dụng phần mềm cắt dán nhạc miễn phí 
101-mp3-splitter-joiner-395.exe 
 - Tạo hiệu ứng cho các hình ảnh và phông chữ: Giới thiệu các hiệu ứng 
trong PowerPoint thực hiện mẫu trên máy chiếu, giáo viên thực hiện theo, chúng 
tôi quan sát và giúp đỡ. Với nội dung này yêu cầu giáo viên tỉ mỉ chú ý và thực 
hành thường xuyên. Các hiệu ứng: đi chạy, chuyển động, quay lộn, xuất hiện, 
biến mất những hiệu ứng làm cho các hình ảnh thêm sống động, tạo sự chú ý 
thích thú cho ngay cả giáo viên đồng thời chúng tôi đưa ví dụ cho cho giáo viên 
cùng thực hiện lần lượt theo các bước: 
 Chọn đối tượng phù hợp theo mục đích yêu cầu bài giảng: 
 VD: Ở tiết làm quen với chữ cái o,ô,ơ giáo viên cần nắm chắc phương 
pháp từng bước tổ chức hoạt động, yêu cầu giáo viên chọn tranh phù hợp với 
chủ đề VD chọn tranh kèm từ “cô giáo”, chúng tôi yêu cầu giáo viên tìm hình 
ảnh ghép vào slide tạo hiệu ứng xuất hiện tranh và tạo từ kèm theo. Hướng dẫn 
giáo viên tạo hiệu ứng đổi màu cho chữ o giúp học sinh chú ý để giới thiệu chữ 
o một cách rõ nét khi thực hiện bài giảng. Đối với những chữ cái có mũ hoặc 
có 2 nét giáo viên biết cắt rời và tạo hiệu ứng cho học sinh dễ chi giác và tưởng 
tượng cấu tạo của từng chữ cái 6 
 - Đưa các video, đoạn nhạc vào slie: Các bước được giáo viên ghi chép 
cụ thể, bởi mỗi nội dung chỉ cần nhớ các thanh công cụ là thực hiện được. 
Chúng tôi đưa ra các mẫu thực hiện cho giáo viên làm theo, từ một bức tranh 
sống động trên màn hình thêm nhạc và hình ảnh đẹp mắt giáo viên cũng rất 
hứng thú học tập. Ở nội dung này 100% giáo viên thực hiện tốt 
 - Cách đưa các slie vào thiết kế xây dựng bài giảng: Ở nội dung này 
chúng tôi yêu cầu giáo viên cần xác định rõ nội dung trong tâm của hoạt động 
giáo dục là gì, học sinh nắm được gì sau nội giáo dục và hình thức tổ chức như 
thế nào, các nội dung lồng ghép cho tiết học sinh động và cuối cùng là sự sắp 
xếp các nội dung trên lại với nhau đảm bảo tính logic và phù hợp với đặc điểm 
tâm sinh lý của trẻ cũng như phương pháp của môn học. 
 VD: Với hoạt động thể dục nội dung có thể quan tâm chủ yếu là nhạc 
hiệu và các bài nhạc tạo hứng thú cho khởi động hoặc tập bài tập phát triển 
chung, có thể đưa vào nội dung thi đua thực hiện bài vận động cơ bản và cả 
trong hoạt động chơi trò chơi. Chẳng hạn trong hoạt động khám phá lại cần 
nhiều đến hình ảnh hay các thước phim cho trẻ quan sát khám phá trải nghiệm. 
 Ở nội dung chúng tôi cũng đưa ra các lưu ý đối với giáo viên: đó là hình thức 
và nội dung đưa vào bài dạy cần có sự chọn lọc và đảm bảo tính phù hợp với khả 
năng của trẻ 
 Giải pháp 3: Đổi mới công tác quản lý hồ sơ ứng dụng công nghệ 
thông tin. 
 Điểm mới: Rút gọn hồ sơ sổ sách chuyên môn của nhà trường và giáo 
viên. Đối với giáo viên thì giáo án, bài giảng cũng được chuyển giao từ giấy tờ 
sang các trình soạn thảo đa dạng, nhiều hình ảnh trực quan, sinh động gói gọn 
trong các thiết bị lưu trữ như USB, bộ nhớ máy, mã QR hoặc đường link trên 
office 365. Tránh sự cồng kềnh khi phải mang theo giáo án giấy. Ngoài ra, các 
giáo viên còn có thể chia sẻ bài giảng với nhiều đồng nghiệp khác trên khắp cả 
nước, tiếp thu các ý kiến đóng góp, từ đó nâng cao chất lượng chăm sóc giáo 
dục. Kiểm tra đánh giá, nghiệm thu chất lượng hồ sơ nhà trường thực hiện trên 
mã QR hoặc đường link trên office 365. Đồng thời thu thập minh chứng cho việc 7 
đánh thẩm định trường mầm non đạt chuẩn Quốc gia, nhà trường tối quản lý hồ sơ 
trên ứng dụng trực tuyến. 
 Cách thực hiện 
 3.1. Rút gọn hồ sơ sổ sách. 
 Nhà trường thực hiện theo sự chỉ đạo của phòng giáo dục thành phố về việc 
rút gọn và giảm tải hồ sơ sổ sách giáo viên. Kế hoạch giáo dục và giáo án thực hiện 
dùng chung trong cùng khối lớp, xây dựng và quản lý trên office 365. Giáo viên 
thực nội dung nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục theo kế hoạch cập nhật trực tiếp trên 
hệ thống office 365. Giáo viên trực tiếp điều chỉnh, bồ sung phù hợp với thức tế. 
Việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ tiết kiệm thời gian 
kiểm tra, lưu giữ và nguyên liệu in ấn hồ sơ. 
 3.2. Đổi mới công tác quản lý, kiểm tra và đánh giá hồ sơ trên phần 
mềm office 365 
 Tổ trưởng chuyên môn, Ban giám hiệu thực hiện công tác quản lý và 
kiểm tra hồ sơ sổ sách trên hệ thống office 365. Ngay từ đầu năm học nhà trường 
đã thu thập minh chứng theo các tiêu chuẩn đánh giá trường mầm non đạt chuẩn 
quốc gia, yêu cầu các bộ phận, cá nhân trong đơn vị chủ động thực hiện hồ sơ trên hệ 
thống online. Đến thời điểm hiện tại công tác cập nhật dữ liệu 05 năm của đơn vị cơ 
bản đã hoàn thành, minh chứng thu thập được quản lý trực tuyến đã giảm tại được sổ 
sách giấy. Thuận tiện cho việc tra cứu, cập nhật của nhà trường. 
 Giải pháp 4: Xây dựng môi trường học tập nâng cao phong trào ứng 
dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong nhà trường. 
 Điểm mới: Phát động các đợt phong trào thi đua có đánh giá xếp loại kỹ 
năng ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số. 
 Cách thực hiện: Kiến thức, kỹ năng về công nghệ thông tin của một số 
giáo viên còn hạn chế, chưa đủ vượt ngưỡng để đam mê và sáng tạo, thậm chí 
còn né tránh. Mặt khác phương pháp quản lý lưu giữ hồ sơ hình thức cũ vẫn còn 
như một lối mòn khó thay đổi đó cũng là lý do mà chúng tôi lựa chọn giải pháp 
xây dựng môi trường học tập nâng cao phong trào ứng dụng công nghệ thông tin 
và chuyển đổi số trong nhà trường, chúng tôi đã thực hiện như sau: 8 
 Một là: Giúp giáo viên xác định mục tiêu bồi dưỡng: Với khả năng của từng 
cá nhân mỗi giáo viên tự xác định mục tiêu cần đạt được sau những bài bồi dưỡng. 
 Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào 
dạy học để giáo viên luôn quan tâm và định hướng bồi dưỡng cho bản thân 
 Hai là: Khuyến khích học tập theo nhóm và tăng cường thảo luận: Cá 
nhân hoặc nhóm cùng xây dựng và thảo luận tháo gỡ những vướng mắc và 
những khó khăn trong quá trình bồi dưỡng. Cùng nhau thực hiện các cách tạo 
hiệu ứng, cùng tham khảo các tài liệu như: video, các bài nhạc, các thước phim 
tư liệuxây dựng nội dung giáo dục để nâng cao khả năng của từng cá nhân. 
 Ba là: Minh họa nội dung bồi dưỡng bằng các ví dụ, tình huống hoặc sự 
việc cụ thể: Trong quá trình hướng dẫn chúng tôi đã đưa ra các ví dụ, tình huống 
cụ thể minh họa có tính thuyết phục cao đối với giáo viên. 
 Bốn là: Phản hồi nhanh chóng với giáo viên: Trong quá trình vừa tự học 
vừa áp dụng, nhiều giáo viên có nhu cầu đưa ra các tình huống cần sự hỗ trợ, chúng 
tôi luôn sẵn sàng giup đỡ. Có thể đưa ra các ý tưởng hay cách làm giúp giáo viên dễ 
hiểu và thực hiện thành công và có thể thực hiện giúp một công đoạn nào đó 
 Năm là: Tôn trọng khả năng và các sản phẩm của giáo viên: trong quá 
trình thực hiện vào xây dựng và giảng dạy nhiều đồng chí giáo viên còn lúng 
túng, chưa làm chủ được kỹ thuật, chưa linh hoạt..đó cũng là những tồn tại nhiều 
đồng chí mới bắt đầu thực hiện gặp phải, chúng tôi luôn khuến khích giúp giáo 
viên tự tin bằng cách định hướng và giúp đỡ xây dựng lại bài giảng và các slide 
cho phù hợp hoặc đánh giá rút kinh nghiệm để giáo viên tự điều chỉnh, khích lệ 
sự cố gắng của giáo viên. 
 Sáu là: Tạo ra nhiều cơ hội cho giáo viên tham gia học tập và phát huy khả 
năng của mình. Nhà trường luôn tạo điều kiện cho giáo viên trao đổi kiến thức học 
tập, các buổi sinh hoạt chuyên môn thường xuyên lấy ý kiến về nhu cầu bồi dưỡng 
của giáo viên để có nội dung bồi dưỡng sát với thực tế và đem lại hiệu quả thiết thực. 
 Ngoài những giải pháp trên bản thân chúng tôi cũng tích cực học tập, 
nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào giảng dạy và quản lý tại nhà trường. 9 
 Chúng tôi thường xuyên sưu tầm các tài liệu hướng dẫn thiết kế bài 
giảng PowerPoint để đưa vào các nội dung bồi dưỡng cho giáo viên đồng thời 
làm tài liệu cho giáo viên tham khảo. 
 II. Sáng kiến đã được áp dụng và mang lại hiệu quả tại cơ sở 
 1. Sáng kiến được áp dụng tại trường mầm non Nậm Loỏng và trường mầm 
non Hoa Ban từ ngày 9/2023 đến 2/2024. 
 2. Hiệu quả mang lại của sáng kiến 
 Đối với trường mầm non Nậm Loỏng 
 Lợi ích kinh tế: 
 Tiết kiệm được thời gian quản lý, người xây dựng hồ sơ và người kiểm tra chủ 
động ở mọi lúc mọi nơi. Không cần sử dụng vật tư in, ấn, tủ lưu giữ, sắp xếp hồ sơ. 
 Tăng hiệu suất làm việc: Giúp nhà trường, tìm kiếm và truy cập hồ sơ nhanh 
chóng hơn, từ đó giảm thời gian tìm kiếm thông tin và tăng năng suất làm việc. 
 Tiết kiệm không gian lưu trữ: Dữ liệu lưu trữ và quản lý trên nền tảng số 
office 365, giảm bớt việc sử dụng giấy tờ và không gian lưu trữ vật lý. 
 Tiết kiệm kinh phí chi cho văn phòng phẩm: giấy in, mực in, ghim, kẹp 
và một số loại văn phòng phẩm khác. 
 Lợi ích về kỹ thuật: 
 Việc ứng dụng đã giúp cho cán bộ quản lý, giáo viên dễ dàng tra cứu dữ 
liệu. Kỹ năng sử dụng các phần mềm lưu trữ hồ sơ của cán bộ quản lý, giáo viên 
được nâng lên. Nhà trường đã hoàn thiện hệ thống kiểm định chất lượng trên dữ 
liệu phần mềm Microsof office 365. 
 Tăng tính chính xác: Công nghệ có thể giúp tự động hóa quy trình quản 
lý hồ sơ, giảm thiểu lỗi cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên thực hiện hồ sơ và 
tăng tính chính xác trong quản lý thông tin. 
 Bảo mật thông tin: Hệ thống quản lý hồ sơ được thiết kế để đảm bảo an 
toàn và bảo mật thuận tiện trong việc lưu giữ và tra cứu. 
 Lợi ích xã hội: 
 Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ tại đơn vị, giúp 
cho việc triển khai thực hiện nhiệm vụ thuận tiện hơn, chất lượng hồ sơ được 
nâng cao hơn. 10 
 Dễ dàng chia sẻ thông tin: Cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên có thể dễ 
 dàng chia sẻ hồ sơ và thông tin giữa các bộ phận và thành viên trong nhà trường 
 một cách nhanh chóng và hiệu quả. 
 Tích hợp dữ liệu: Hệ thống có thể tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác 
 nhau, tạo ra một nguồn thông tin toàn diện và đồng nhất. Tổng thể, việc áp dụng 
 công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ giúp tăng cường hiệu quả làm việc, tăng 
 tính chính xác và bảo mật thông tin, cũng như tiết kiệm thời gian và tài nguyên. 
 Bảng so sánh kết quả trước và sau khi tạo ra sáng kiến 
 Trước Sau khi Tăng 
 Nội dung Đơn vị +; 
 tính khi thực thực 
 hiện hiện giảm - 
Biết sử dụng mạng intenet để tham 
 Người 15 24 +9 
khảo tài liệu cách quản lý hồ sơ 
Biết sử dụng phần mềm Microsof 
 4 19 +15 
office 365 Người
Biết thiết lập tạo mã QR, kỹ năng cơ 
 Người 5 16 +11 
bản tạo các đường link trên office 365 
Thực hiện bài giảng PowerPoint 
 Người 4 16 +12 
thành thạo 
Sử dụng nền tảng dữ liệu trực tuyến 
 Người 7 18 +11 
đưa vào tổ chức giảng dạy 
Văn bản giấy đi và đến của văn thư Tỷ lệ 50% 5% -45% 
 Đánh giá lợi ích đã thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến đơn vị 
 trường mầm non trong địa bàn tỉnh Lai Châu đã áp dụng 
 Trường Mầm non Hoa Ban- TP Lai Châu – Tỉnh Lai Châu 
 Lợi ích kinh tế: 
 Tiết kiệm được thời gian quản lý, người xây dựng hồ và người kiểm tra chủ 
 động ở mọi lúc mọi nơi. Không cần sử dụng vật tư in, ấn, tủ lưu giữ, sắp xếp hồ sơ. 
 Tăng hiệu suất làm việc: Giúp nhà trường, tìm kiếm và truy cập hồ sơ nhanh 
 chóng hơn, từ đó giảm thời gian tìm kiếm thông tin và tăng năng suất làm việc.